Seit Jahren keine Nebenkostenabrechnung – darf die Miete gemindert werden? Darf ich Nebenkosten einbehalten?

In Deutschland besteht seitens des Vermieters eine Abrechnungspflicht gegenüber dem Mieter. Diese gilt immer dann, wenn zusätzlich zur Kaltmiete Nebenkostenvorauszahlungen entrichtet werden müssen. Sind Nebenkosten Bestandteil der Warmmiete gilt auch dieser Umstand als Nebenkostenvorauszahlung. Um zu verstehen wann Du eine Mietminderung geltend machen kannst, musst Du zunächst ein paar Grundlagen verstehen.

Lage und Dauer des Abrechnungszeitraums

Ein Vermieter hat nach Paragraph 556 Abs. 3 BGB die Pflicht eine Abrechnung aufzustellen. Diese umfasst in der Regel einen Abrechnungszeitraum mit der Dauer von 12 Monaten und darf in keinem Fall länger sein. In begründeten Fällen wie einem Mieterwechsel darf er im Einzelfall aber kürzer ausfallen.

Meist erfolgt die Abrechnung deckungsgleich mit dem Kalenderjahr. Der Vermieter kann die Lage des Abrechnungszeitraums jedoch grundsätzlich frei wählen und könnte z.B. auch vom 5.5.2017 bis zum 5.5.2018 abrechnen. Allerdings darf die Lage des Zeitraums, wenn er einmal festgelegt wurde nicht mehr ohne Weiteres einseitig geändert werden.

Zusammenfassend: Der Abrechnungszeitraum sagt aus über welchen Zeitraum abgerechnet wird und wo dieser Zeitraum den Daten nach liegt.

Fristen für die Nebenkostenabrechnung durch den Vermieter

Die Abrechnungsfrist sagt aus, wie lang der Vermieter nach Ende dieses Zeitraums hat, bis er dem Mieter die fertige Nebenkostenabrechnung zugestellt haben muss.

Die ist klar geregelt. Nach dem Ende des Abrechnungszeitraums, hat der Vermieter maximal 12 Monate Zeit die Abrechnung zu erstellen und dem Mieter zuzustellen. Ist der Abrechnungszeitraum mit dem Kalenderjahr gleich, dann muss die Abrechnung für das Jahr 2018 dem Vermieter bis Ende 2019 zugegangen sein.

Aber Achtung – hat der Vermieter die Verspätung ausnahmsweise nicht zu vertreten und kann dies beweisen, kann er auch noch verspätet abrechnen und seine Forderungen geltend machen. Etwa weil ein Mieter seine neue Anschrift nicht hinterlassen hat, ein zu spät zugestellter Grundsteuerbescheid vorliegt oder ein umfassender EDV Ausfall eingetreten ist der nicht zeitnah behoben werden konnte.

Wenn der Vermieter einfach nicht abrechnet

Tipp: Falls Du mit einer Nachzahlung rechnest oder Dir sogar sicher bist, dass Du Geld nachzahlen musst, dann tue doch einfach nichts. Ist die 12 monatige Abrechnungsfrist verstrichen, kann der Vermieter keine Nachforderungen mehr stellen und Du musst keine Nachzahlung leisten.

Du rechnest damit eine Rückzahlung zu bekommen? Zunächst sollte der Vermieter dann freundlich auf seine Pflicht hingewiesen werden. Dies geschieht idealerweise (auch) in schriftlicher Form, um später einen Nachweis über diese Vorgehensweise in der Hand zu haben. Im Schreiben muss der entsprechende Abrechnungzeitraum und die vertrichene Abrechnungsfrist genannt werde. Weiterhin sollte dem Vermieter eine finale Frist für die offen Nebenkostenabrechnung gesetzt werden. Dein Anspruch auf eine Nebenkostenabrechnung verjährt entsprechend BGB (§195) nach 3 Jahren – so lange solltest Du Dir aber nicht Zeit lassen.

Reagiert der Vermieter nicht auf Dein Schreiben oder weigert er sich einen Nebenkostenabrechnung zu erstellen, stehen Dir als Mieter zwei weitere Möglichkeiten offen:

• Du reichst eine Klage ein, mit der Du den Vermieter gerichtlich zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung zwingst.
• Du behälst zukünftige Nebenkostenvorauszahlungen ein.

Während die erste Möglichkeit eine Menge Aufwand und Stress für Dich bedeutet, ist die zweite Variante recht einfach für Dich. Du kannst einfach die volle Höhe der zukünftigen Nebenkosten einbehalten. Das kannst Du solange machen bis der Vermieter einen Abrechnung für den entsprechenden Zeitraum vorlegt. Das gilt auch nicht erst wenn Du mehrere Jahre keine Abrechnung erhältst, sondern bereits ab dem ersten Jahr. Das Zurückbehaltungsrecht gilt dabei aber nur für zukünftige Nebenkostenvorauszahlungen. Hast Du keine Abrechnung erhalten kannst Du nicht rückwirkend Zahlungen zurückfordern.

Was wenn Du schon ausgezogen bist?

In diesem Fall kannst Du natürlich keine zukünftigen Nebenkostenvorauszahlungen zurückbehalten, da die Abrechnung noch gar nicht fällig war als Du Deine letzte Miete gezahlt hast. Du darfst dafür dann aber vom Vermieter für den letzten nicht abgerechneten Zeitraum die Nebenkosten zurückfordern (BGH NJW 2005, 1499). Erstellt der Vermieter die Abrechnung später, musst Du das Geld natürlich zurückzahlen. Nachzahlungen die sich über diesen Betrag hinaus bei der Abrechnung ergeben darf der Vermieter nicht mehr von Dir verlangen. Zahlt Dein Vermieter Dir das Geld nicht aus, dann bleibt Dir nur Klage zu erheben.

Für Zeiträume in denen Du noch nicht ausgezogen warst und die Nebenkosten zurückbehalten hättest können, darfst Du kein geleisteten Zahlungen rückwirkend fordern.

Egal ob Du weiterhin in Deiner Wohnung wohnst, oder schon ausgezogen bist: Die Wahrscheinlichkeit, dass Dein Vermieter sich sehr zeitnah bei Dir meldet und eine Abrechnung erstellt ist hoch. Du wirst sehen.